Privacy Policy

Laatste update: [21.12.2024]

Bij Excellent Tolk hechten we groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom we deze verwerken, hoe we uw privacy waarborgen en welke rechten u heeft op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Verantwoordelijke

Excellent Tolk, gevestigd te Jasmijn 15, 3224rc, Hellevoetsluis, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 95679014, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Voor vragen kunt u contact opnemen via [email protected].

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van uw relatie met Excellent Tolk kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Voor Opdrachtgevers:

Naam, adres, woonplaats;
E-mailadres en telefoonnummer;
Bedrijfsnaam, functietitel en KvK-nummer;
Betaalgegevens zoals IBAN;
Inhoudelijke informatie met betrekking tot opdrachten.

Voor Zelfstandige Tolken:

Naam, adres, woonplaats;
E-mailadres en telefoonnummer;
BSN (indien wettelijk vereist);
KvK- en btw-nummer;
Kopieën van certificaten en andere relevante kwalificaties;
Bankgegevens voor betalingen.

Voor websitebezoekers:

IP-adres en browserinformatie;
Gedrag op de website, inclusief klik- en surfgedrag;
Cookies (zie ons cookiebeleid voor meer informatie).

3. Doel van de verwerking

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Uitvoering van opdrachten: Om tolk- en vertaaldiensten te leveren en facturatie te beheren.
Communicatie: Voor het beantwoorden van vragen, verstrekken van informatie of versturen van offertes.
Kwaliteitscontrole: Om de geschiktheid van Zelfstandige Tolken te beoordelen en te waarborgen.
Wettelijke verplichtingen: Zoals belastingaangifte en archivering.
Website-optimalisatie: Voor analytische doeleinden en verbeteringen van onze website.

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

Noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst;
Wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld boekhouding);
Gerechtvaardigd belang (zoals klantenbeheer en marketingcommunicatie);
Uw toestemming (voor specifieke situaties zoals het gebruik van marketingcookies).

5. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, tenzij een wettelijke verplichting ons tot een langere bewaartermijn verplicht. Voorbeelden:

Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
Gegevens van Zelfstandige Tolken: Zolang de samenwerking voortduurt, plus maximaal 1 jaar na beëindiging.
Websitegegevens (cookies): Zie cookiebeleid.

6. Delen van gegevens met derden

Uw gegevens worden alleen gedeeld met derden indien dit noodzakelijk is voor:

De uitvoering van een opdracht (bijvoorbeeld inschakeling van een Zelfstandige Tolk);
Naleving van wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld de Belastingdienst);
Beveiliging en hosting van onze systemen (bijvoorbeeld ICT-dienstverleners).

Met derden die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten om uw privacy te waarborgen.

7. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

Geavanceerde firewalls en encryptie;
Toegangsbeheer op basis van het “need-to-know”-principe;
Regelmatige audits en updates van onze systemen;
Geheimhoudingsverklaringen voor medewerkers en Zelfstandige Tolken.

Bij een eventueel datalek handelen wij conform ons interne protocol en informeren wij, indien vereist, de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

8. Uw rechten onder de AVG

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben.
Recht op correctie: U kunt verzoeken onjuiste of onvolledige gegevens aan te passen.
Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om gegevens te laten verwijderen, tenzij wij deze moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting.
Recht op beperking: U kunt de verwerking van uw gegevens beperken in bepaalde situaties.
Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens opvragen in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat.
Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van onze gerechtvaardigde belangen.

Verzoeken kunt u indienen via [email protected]. Wij zullen binnen 30 dagen reageren.

9. Cookiebeleid

Onze website maakt gebruik van functionele, analytische en marketingcookies.

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wij adviseren u regelmatig de meest actuele versie te raadplegen via onze website.

11. Klachten

Indien u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u contact met ons op te nemen via [email protected]. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.